• קביעת רמת התפקוד של התלמיד 1 או 2, בהתאם לרמת התמיכה הנדרשת לתלמיד המופנה לדיון. קביעת רמות תפקוד 3 או 4 הן בסמכות ועדת זכאות ואפיון.

• קביעת זכאות התלמיד לקבל שירותי חינוך מיוחדים במוסד לחינוך רגיל מתוך סל השילוב המוסדי בשל מוגבלות אחת או יותר למשך שלוש שנים במוסד החינוך הנוכחי, אלא אם כן השתנו התנאים שעל פיהם נקבעה זכאות זו.

• קביעת הרכב סל השירותים בתחומי הוראה וטיפול לתלמיד הלומד בחינוך הרגיל, שנמצא זכאי מתוקף החלטת הצוות הרב מקצועי והתוכנית האישית של התלמיד.

• לתשומת ליבכם, בכל מקום שמוזכר הורה, הכוונה גם לאפוטרופוס החוקי.

• תלמידים עם מוגבלות בשכיחות גבוהה הלומדים בכיתה לחינוך רגיל, שקיים לגביהם מסמך קביל שנקבע על ידי גורמים מקצועיים.

• תלמידים שקיבלו זכאות לשירותי חינוך מיוחדים בוועדת זכאות ואפיון, והוריהם בחרו לממש את זכאותם בכיתה לחינוך רגיל. במקרים אלו ידון הצוות הרב מקצועי בהרכב סל השירותים של התלמיד.

• הגורמים המפנים תלמיד לדיון בצוות הרב מקצועי עשויים להיות הורי התלמיד או התלמיד, עובד חינוך במוסד החינוך הרגיל, רשות חינוך מקומית או גורם שהוסמך לעניין זה על ידי שר החינוך או שר העבודה והרווחה והשירותים החברתיים.

• לתלמידים הלומדים בבתי הספר – הדיונים יתקיימו בבית הספר שבו התלמיד לומד.

• לתלמידים הלומדים בגני ילדים – הדיונים יתקיימו במתי"א (מרכז תמיכה יישובי אזורי).

• במעבר בין חטיבות גיל – מגן חובה לכיתה א', מבית ספר יסודי לחטיבת ביניים ומחטיבת ביניים לחטיבה עליונה:

  • אם ידועה המסגרת הקולטת, יש לקיים את הדיון בצוות הרב מקצועי במסגרת הקולטת לצורך בחינה מחודשת של זכאות התלמיד לשירותי חינוך מיוחדים לא יאוחר מ-15 בחודש מאי טרם המעבר, בהסכמת ההורים, כדי לשמור על רצף התמיכה לפני פתיחת השנה.

  • אם לא ידועה המסגרת הקולטת יש לקיים את הדיון במסגרת הקולטת לא יאוחר מסוף חודש אוקטובר בשנת הלימודים העוקבת.

• יושב ראש: מנהל מוסד החינוך הרגיל; מנהל המתי"א בוועדות בגני ילדים.

• מחנך הכיתה או מנהל הגן של התלמיד.

• פסיכולוג המסגרת החינוכית מטעם השירות הפסיכולוגי-חינוכי ברשות המקומית המכיר את התלמיד, או יועץ חינוכי.

• עובד הוראה מתחום החינוך המיוחד או נציג המתי"א, המומחה למוגבלות של התלמיד. 

• ההורים והתלמיד; החלטה לשיתוף התלמיד תקבע בשיתוף עם ההורים.

• יושב ראש הוועדה רשאי להזמין בעלי תפקידים נוספים לפי הצורך.

• ההורים רשאים להזמין לדיון אנשים נוספים מטעמם.

• בגני ילדים נדרש מפקח כולל של החינוך רגיל או מי מטעמו.

• במקרה של מעבר תלמיד למוסד חינוכי אחר, ואם ידועה המסגרת הקולטת, יש לזמן את הצוות החינוכי מהמסגרת הקודמת.

• במקרה של הורים גרושים או פרודים יש לפעול על פי חוזר מנכ"ל – הקשר בין מוסדות החינוך ובין הורים פרודים או גרושים.

• מומלץ להזמין לדיון בצוות הרב מקצועי גם רכז השתלבות ואוכלוסיות מיוחדות ועובד הוראה נוסף מטעם בית הספר המכיר את התלמיד (מת"ל, מורה מקצועי). 

​הדיונים יחלו בכל שנת לימודים ב-1 במרץ ויסתיימו לכל המאוחר ב-15 במאי בבתי הספר ועד ה 30.5 בגנים. ההחלטה תיושם בשנת הלימודים העוקבת. במקרים חריגים במיוחד, כגון עולה חדש עם קשיים משמעותיים בתפקוד, החמרה משמעותית במצב לימודי, רגשי, התנהגותי או חברתי, תלמיד לאחר שחרור מאשפוז ארוך ותלמיד שעובר מפנימייה וחוזר ללמוד בבית הספר – ניתן לקיים דיון בצוות הרב מקצועי באישור מפקח הכולל לצורך מימוש הזכאות בשנת הלימודים הנוכחית. 

הורה יכול לבחור את סוג המסגרת בה ילמד ילדו במעמד הוועדה או 14 ימים מרגע קבלת ההחלטה של הוועדה בדואר. באמצעות טופס "בחירת הורים את סוג המסגרת" על ההורה לשלוח את בחירתו לאגף החינוך – מחלקת הפרט בעיריית רמת גן. 

לצורך קיום הדיון על ההורים להעביר למוסד החינוכי מסמכים קבילים על אבחנת המוגבלות של התלמיד:

• שאלון הפניה – מנהל הגן או המחנך ימלאו שאלון הפניה לדיון בצוות רב מקצועי. השאלון יועבר לאישור ולחתימה של המפקח הכולל של המוסד החינוכי ואז יועבר להורים לקריאה ולחתימה על קבלתו לא יאוחר מ-14 יום לפני קיום הוועדה.

• תיעוד תוכניות הכלה והתערבות (מיצוי אפשרויות) שהתקיימו טרם קיום הדיון.

• מסמכים קבילים – אבחנת המוגבלות של התלמיד. לפירוט הגורמים שאבחנתם קבילה ראו רשימת גורמים מאבחנים בהתאם לסוג המוגבלות.

• בדיקות שמיעה וראייה עדכניות.

• מסמכים נוספים – אם יש בידי ההורים חוות דעת מקצועיות ומסמכים נוספים, מומלץ מאוד להעבירם למנהל מוסד החינוך.

• צוות בית הספר ימסור להורים לא יאוחר מ-14 יום לפני הדיון כל מסמך העשוי לשמש את הצוות הרב מקצועי בדיון או בקבלת ההחלטה. ההורים יחתמו על קבלת המסמכים. 

• הדיון לקביעת זכאות התלמיד לשירותי חינוך מיוחדים יתבסס על דיאלוג מכבד, תוך שותפות של צוות המוסד החינוכי, ההורים והתלמיד.

• בדיונים שבהם נוכח התלמיד, יש להכין אותו ככל הניתן לקראת הדיון כדי שיוכל להיות שותף פעיל בו.

• יושב הראש יפתח את הדיון על ידי הצגת תפקיד הצוות הרב מקצועי ומטרת הדיון בפני כלל המשתתפים ויציג בפני ההורים את הנוכחים ואת תפקידיהם.

• ההורים יוזמנו לשתף ולהציג את דעתם לעניין תיאור התפקוד והצרכים של ילדם ואת התלבטויותיהם ובקשותיהם.

• במקרים שבהם התלמיד משתתף בדיון, ידאג הצוות הרב מקצועי לאפשר לו תנאים נאותים להשמעת דבריו בהתאם לצרכיו האישיים.

• הצוות החינוכי יציג את חוות דעתו המקצועית באשר לתפקוד התלמיד, צרכיו, תוכניות ההתערבות וסוגי התמיכות שניתנו לו, ולתמיכות שלהן יזדקק, באופן שיהיה נהיר לכלל המשתתפים.

• יושב הראש או הפסיכולוג או היועץ יציגו את המסמכים המובאים לדיון. 

• החלטות הצוות הרב מקצועי בעניין התלמיד יתקבלו בהתאם לאפשרויות הבאות:

התלמיד זכאי לתמיכה של שירותי חינוך מיוחדים מסוג הוראה ו/או טיפול. הזכאות תקפה לשלוש שנים במוסד החינוך הנוכחי, אלא אם השתנו התנאים על פיהם נקבעה זכאות זו.

התלמיד אינו זכאי לתמיכה של שירותי חינוך מיוחדים.

התלמיד מופנה לדיון בוועדת זכאות ואפיון.

• ההחלטות יתקבלו ברוב קולות. אם הקולות שקולים, ליושב הראש קול נוסף.

• אם התלמיד עובר למוסד חינוכי אחר במהלך השנה, הוא ימשיך לממש את זכאותו במסגרת הקולטת עד תום השנה, אז יתקיים דיון נוסף בצוות רב מקצועי לשנה העוקבת.

• מכתב בנוגע להחלטת הצוות הרב מקצועי ופרוטוקול יישלחו להורים על ידי מנהל מוסד החינוך או המתי"א (לתלמיד בגן ילדים) לא יאוחר מ-14 יום מקבלת ההחלטה.

• התוכנית האישית תיקבע לשנת לימודים אחת ותיושם בשנת הלימודים העוקבת עד לקביעת תוכנית חדשה. עבור תלמידים חדשים תיקבע תוכנית עד חודשיים מתחילת שנת הלימודים או חודשיים ממועד קביעת הזכאות והאפיון.